テッセランド株式会社では、販促資材や備品などの在庫管理・発注・発送業務を効率化できる
「e-delivery system」を展開しています。
今回は、学習塾における教材・販促物・備品管理に「e-delivery system」を活用した場合のユースケースをご紹介します

学習塾における教材・資材管理の課題

※画像は生成AIによるイメージです。

今回想定するのは、約20校舎を展開し、中学受験・高校受験を中心に、生徒数約1,500名、スタッフ約600名を擁する地域密着型の学習塾です。

この学習塾では、出版社教材に加え、独自カリキュラムに基づくオリジナル教材の制作にも力を入れており、多くの教材・配布物・販促物を本部で管理しています。

毎年、新学年の開始時期や季節講習の前には、各校舎へ大量の教材や配布物を準備・発送する必要があります。

※画像は生成AIによるイメージです。

発送対象となる資材は、たとえば以下のように多岐にわたります。

• 出版社教材
• オリジナル教材
• シラバス
• 時間割表
• 入塾案内
• 季節講習パンフレット
• ノベルティ
• 各種備品

校舎ごとに必要な教材や配布物の組み合わせが異なるため、本部では校舎別に内容を確認し、教材をセット化するアセンブリ作業を行っていました。

しかし、教材や販促物の種類が増えるにつれ、次のような課題が発生していました。

• 多様な資材が複数の制作元・納品元から分散して届く
• オリジナル教材の在庫数を正確に把握しづらい
• 在庫不足が判明すると、急遽増刷が必要になる
• 必要以上に多く刷りすぎて、余剰在庫や廃棄が発生する
• 校舎から電話やメールによる追加依頼が頻発する
• 本部担当者の確認・手配業務が属人化しやすい

特に春の新学年開始時期や夏期講習前などの繁忙期には、本部担当者の負担が大きくなり、通常業務と並行して教材準備を進めることが課題となっていました。

e-delivery systemの導入内容

※画像は生成AIによるイメージです。

そこで、教材・販促物・備品の在庫管理と校舎からの発注業務をWeb化するために、e-delivery systemを導入しました。

本部倉庫で保管している教材や販促物の情報をシステムに登録し、各校舎が必要な資材をWeb上で確認・発注できる仕組みを構築します。

これにより、校舎は電話やメールで本部に問い合わせることなく、必要な教材や配布物をシステム上から依頼できるようになります。

導入効果

※画像は生成AIによるイメージです。

在庫状況をリアルタイムで把握

出版社教材、オリジナル教材、販促物、備品などの在庫をシステム上で一元管理することで、本部・校舎の双方が最新の在庫状況を確認できるようになります。

これまで担当者の確認作業に依存していた在庫管理を見える化することで、在庫不足や重複発注の防止につながります。

急な増刷や余剰在庫を削減

必要数量や出荷履歴を把握しやすくなることで、教材不足による緊急増刷や、過剰発注による余剰在庫の発生を抑制できます。

特にオリジナル教材は、制作コストや保管スペースにも影響するため、適正在庫を維持することで教材制作コストの最適化にもつながります。

校舎対応業務を削減

各校舎からの発注や追加依頼をWeb上で受け付けることで、電話やメールによる問い合わせ対応を削減できます。

本部担当者は、個別の確認や手配に追われる時間を減らし、繁忙期でも計画的に教材準備を進めやすくなります。

教材管理の効率化は、校舎運営の品質向上にも

教材や販促物の在庫管理、発注、アセンブリ、発送を一元化することで、本部業務の効率化だけでなく、校舎運営の品質向上にもつながります。

校舎スタッフが教材の手配や在庫確認にかける時間を減らすことで、本来注力すべき生徒対応や学習指導に集中しやすい環境を整えることができます。

学習塾に限らず、以下のような課題をお持ちの場合は、e-delivery systemによって業務改善できる可能性があります。

• 複数拠点へ教材や販促物を配送している
• オリジナル教材や帳票類を管理している
• 電話やメールによる発注対応に負担を感じている
• 校舎・拠点ごとに異なる資材を発送している
• 在庫管理やアセンブリ作業を効率化したい

e-delivery systemは、教材・販促物・備品などの管理を効率化し、複数拠点を展開する企業・団体のバックオフィス業務をサポートします。