- 日々の業務で、こんな悩みを
感じていませんか? -
似たような質問が社内で繰り返されて、対応に疲れている
重要な情報が散らばり、
探すだけで時間を取られている
Excelやメールでの情報管理が
煩雑になり、効率が悪い
担当者への問い合わせが多く、
対応に追われて本来の業務が後回しになっている
どれが最新の情報かわからず、
間違ったデータを使ってしまい、手戻りしてしまった
チャットやファイルサーバーに
埋もれた情報を見つけるのに
苦労している
このようなお悩み、
あなた一人の問題ではありません
Flockbaseは、全国に拠点を持つ企業の文書を一括管理できる便利なシステムです。
メールやExcelでの管理を煩わしく感じている
企業の担当者様を"Flockbase"が
サポートします!
- Flockbase 文書管理とは? -
インフォメーション・ドキュメント・お知らせの
3つの機能で、業務効率化を実現します!
最新情報を迅速に共有
インフォメーション
拠点への案内文書を格納し、
必要な情報をスムーズに共有
フロー型の情報管理に最適な機能を搭載しています。未読・既読の切り替えで、情報の確認状況を一目で把握。
検索機能やダウンロード機能を備えているため、必要な情報をすぐに取得できます。
活用例 売上速報や重要な案内の配信
長期的な情報管理をサポート
ドキュメント
マニュアルや仕様書などの
重要な資料を体系的に管理
ストック型の情報管理に最適な構造を採用しています。多くの方が見慣れているフォルダツリー構造により、直感的な操作が可能。フォルダ単位で資料を整理・保管できるため、管理がスムーズに進みます。
活用例
技術マニュアルや業務手順書の
一元管理
Flockbaseが選ばれる理由
- 誰でも簡単に扱える
文書管理システム -
01
一元管理
ファイルや情報を1か所で集中管理。
散らばるデータの悩みを解消。
分散して管理されていたデータを「一元化」することで、業務効率が向上。
また、このシステムは「クラウド文書管理」に対応しており、オフィス内外問わず同じ情報にアクセスできるため、リモートワークや多拠点での業務にも最適です。
02
簡単操作
直感的で優しいUIを採用。システム初心者もストレスなく操作できます。
操作が簡単なシステムとして設計されているので、全社員が即座に使い始めることができます。
システム初心者にとっても優しい設計で、業務をスムーズに進められます。
03
強力な検索機能
必要な情報にすぐにアクセス。大量データから必要な情報を見つけます。
インフォメーションのタイトルだけでなく、ファイル名に含まれるテキストも検索可能。キーワード、公開日、カテゴリ、既読/未読など、多彩な条件で絞り込むことができ、欲しい情報に最短でアクセス可能です。必要な情報を逃すことがありません。
04
通知機能
最新情報を漏らさず共有。情報掲載時に関係者全員に自動でメール送信。
情報を掲載すると瞬時にメールが送信され、インフォメーションの対象者は最新情報にアクセスできます。
リモートワークや多拠点の企業でも情報共有がスムーズに行うことができ、効率的な情報管理を実現します。
05
権限管理
情報の安全を守り、
必要な人にだけ共有するシステム
インフォメーションに掲載の情報は、限定公開設定が可能です。特定の販売店や特定の役職を持つユーザーだけに通知を送信し、閲覧権限を付与することができます。このアクセス制御機能により、情報の過剰共有を防ぎ、業務をより効率的に進められます。
06
多機能カスタマイズ
必要な機能を選んで、
自社独自のシステムに。
ベースとなるシステムに必要な機能を必要な分だけカスタムできる、柔軟な設計を採用しています。導入後も、業務の成長や変化に応じて、新しい機能を相談しながら追加でき、長期的な運用にも安心して対応することができます。
- 最短での稼働:システムをインストールし、カスタマイズが無く、データ移行が無い場合
- お打ち合わせ・ご提案・カスタマイズの内容によって期間は変動します。
- 現在ご利用になられているシステムからのデータ移動についても、お気軽にご相談ください
単なるシステム導入だけではありません
- バックオフィスサポートが充実 -
- 80法人、140拠点以上の
導入実績。
業務効率化を実現 -
特に、全国に法人や拠点を展開する
企業様に幅広くご利用いただいており、
業種を問わず導入可能です。
「システム導入後、問い合わせ対応にかかる時間が大幅に削減され、手戻りがグッと減りました。」
本部:ネットワーク管理部
「重要な情報が確実に共有されるようになり、ファイルを探す手間も減りました。情報を見落すこともありません。」
拠点:事業責任者
導入から運用まで、
充実したサポート体制でご提供します。
Flockbaseは、当社が20年以上にわたり
業務支援の実績を積み重ね、
これまでの経験をもとに設計された
信頼性の高いシステムです。
導入前に多くの方が気にされるポイント
- 導入前の不安、
すべて解決します。 -
導入しても、業務工数はあまり変わらないのでは?
実際に計測したところ、最大で約80%の効率化を達成しています。 これまでの運用と比較し、どれだけ工数削減が可能かをわかりやすくお伝えします。
書類を全国の拠点に配布する場合
※ 拠点数:60拠点 1ヶ月:170回の配信 で測定
過去資料の検索時間が大幅に短縮されること
が特に大きな削減ポイントです。
メール送信エラーや添付ミス対応が
不要になる点も見逃せません。
- ・月に約2,082時間の削減:
これは、1人あたり8時間勤務と仮定すると、約260人日の作業量に相当します。 - ・拠点にとってのメリット:
各店舗の検索時間が短縮されることで、現場業務に集中できる環境が整います。 - ・コスト削減:
業務時間の削減に伴い、人件費や運用コストの削減が期待できます。
システムってなんだか難しそう...。機能が複雑で使いこなせるのか不安...。
業界が特殊だと、課題や業務プロセスに合った運用ができないのでは?
ご安心ください。検討段階から導入後まで、専門スタッフが一緒に並走します。
お客様の業務プロセスや課題を
詳しくヒアリングし、それに合わせた
最適な設定をご提案。
導入時に説明会も実施するため、
安心して運用をスタートできます。
業務ヒアリング
専門スタッフがお客様の課題や業務フローを詳しくお伺いします。
カスタマイズ
ヒアリング結果をもとに、必要な機能を設定・調整します。
導入サポート
操作説明会や初期設定のサポートを実施し、スムーズな運用を開始できます。
ヘルプデスク
トラブル時には専用ヘルプデスクが対応します。
システムが老朽化し、乗り換えを検討中です。データ移行は可能でしょうか?
データ移行やシステム統合の経験が豊富です。 csv、Excelデータの取り込みや代理登録も対応可能ですので、お気軽にご相談ください。
過去の事例では、csv・xlsxデータを
効率的に移行。
スムーズな切り替えを実現しました。
代理登録サービス(オプション)も
提供しております。
データの確認
現行システムのデータ構造や形式を確認します。
データ変換
CSVやJSON、Excel(xlsx)などの形式に対応し、必要に応じて変換を行います。
データ取り込み
当社システムにスムーズに取り込むことで、業務に影響を与えません。
検証と運用開始
データ移行後の確認作業を行い、スムーズに運用をスタートできます。
導入するまではいいけど、導入した後もしっかりサポートしてくれるの?
導入後も充実したサポート体制を提供。BPO業務と連携し、運用を全面的にサポートします。
システム利用に関するお問い合わせは
専用のヘルプデスクが対応。
運用が円滑に進むよう
サポートを継続します。
20年以上の業務支援実績
テッセランドでは、これまで20年以上の豊富な業務支援の実績がございます。
ヘルプデスクや運用代行、バックオフィス業務など、様々な対応が可能です。お気軽にご相談ください。
- 企業とともに歩む、システム開発 -
"Flockbase 文書管理"は、課題を解決し、
企業が抱える未来への不安を取り除き、
本来の業務に集中できる環境を
実現するために開発されました。
最初のきっかけは、日本市場に参入したばかりの企業様から『全国の販売店と円滑に情報共有を図りたい』というご相談をいただいたことです。当時、情報はメールとExcelで管理されており、配信ミスや検索に時間を取られることが多かったそうです。この課題を解決し、販売店が本来の業務に集中できる環境を作るために開発したのが、この"Flockbase文書管理システム"です。
Flockbase 文書管理システムが
目指すものは、
単なる業務効率化
だけではありません。
「情報共有の煩雑さを解消し、企業全体がスムーズに動く未来。」
「無駄な時間を減らし、より大切な業務に集中できる環境。」
「安心して使い続けられるサポート体制による信頼感。」
こうした価値を提供し続けることで、企業の成長を支えていきたいと考えています。
お客様にシステムをより深くご理解いただけるよう、モックアップを活用したオンラインでのご説明や、実際にお伺いしてのご案内を行っています。
視覚的にわかりやすく、具体的な操作イメージを掴んでいただけるため、初めての方でも安心して導入をご検討いただけます。
お客様一人ひとりの業務内容や課題に寄り添い、最適な機能や運用方法を丁寧にご提案いたします。
具体的な業務フローに合わせた活用方法をお伝えすることで、システムを最大限に活用し、業務効率化や負担軽減を実現できるよう全力でサポートいたします。