[2016/08/24]

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こんにちは。営業企画部の藤田です。

皆さんは上司から「業務効率化しろー」とか言われたり、自分でも「この業務効率悪いなー」と思い業務効率化をしなくてはならないなーと思いつつも中々できないといったこと経験ございませんか?
ただ「現状業務優先で時間がない」、「効率化といってもどのようにしてよいか分からない」といった問題があると思います。

そもそも「業務効率化とは何か?」

それは『業務時間の削減』です。業務時間を削減する理由は立場によって異なりますが、この『業務時間の削減』といった目的はすべての人に共通すると思います。

例えば上司もしくは経営層が「業務効率化しろー」の場合は
『人件費を少なくしてコスト削減したい』とか
『空いた時間を使い他の仕事をしてほしい』
が理由になりやすいかと思います。

直接業務に従事している方からすると
『もっと仕事を効率的に行い自分の評価を上げる』、
『コア業務に集中する時間を確保するため効率化する』とか
『自分の時間もしくは子供の迎えにいくため、残業は絶対したくない』
といったところが理由になりやすい思います。

話を戻しますと業務効率化=業務時間の削減が目的となります。
今回は業務効率化に必要な5つのことを紹介しようとおもいます。

業務効率化に必要な5つのこと

おおまかにまとめますと以下の5つとなります。

  1. 現状把握(時間計測)
  2. 効率化の対象整理(業務フロー)
  3. 手段の検討(人的リソースの投入、業務改善、外部委託、システム化)
  4. 効率化推進の部署もしくは担当者の決定
  5. 実施評価(再計測)

現状把握(時間計測)

業務効率化には指標となる時間計測が必ず必要となります。
まずはおおまかに対象業務がどのくらいの時間がかかっているのか計測いたします。
弊社ではチームスピリットというグループウェアを利用し計測しています。プロジェクト採算管理のための工数管理機能ですがセールスフォースをベースにしているためレポーティング機能が優れています。
ただお金をすぐにかけれられないとかがであれば、まずはエクセルとかでもよいかと思います。

効率化の対象整理(業務フロー)

次に業務フローでどの部分に時間がかかっているのかを調査いたします。
箇所の特定が完了したら次のステップでどのような効率化手段をとるか検討します。

手段の検討

効率化の手段を以下複数パターンで分けました。

  1. 人的リソースの投入
    人員増加による分担をして効率化する取り組みとなります。
    ただ大手ならともかく中小企業では慢性的な人材不足があるため中々この手段は難しいかと思います。
  2. 業務改善
    やり方に問題がある、またはより効率的な方法がある場合はこの手段を選択することになるかと思います。手っ取り早い一番選択しやすい手段です。
  3. 外部委託
    「餅は餅屋」というように専門性の高い業務であれば他社に外部委託した方がよいという選択です。
  4. システム化
    業務頻度が高く人の手によるものでは時間がかかるということであればシステム化を検討します。
    ただこちらも中々内製出来るものでもないのでアウトソースに含まれてきます。

効率化推進の部署もしくは担当者の決定

ここがポイントでもありますが、継続的な業務効率化をすすめていく為には後押しする部署(担当者)が必要となります。
冒頭でもお伝えした通り、「現状業務優先で時間がない」、「効率化といってもどのようにしてよいか分からない」といった問題でやらなくなってしまうことが懸念されるためです。

実施評価(再計測)

業務効率化の意義(業務時間の削減)がどれだけ良い影響を与えているか定期的に評価(業務時間を削減できているか)・社内共有をしていきます。
想定していたよりも評価が低いということもありえますし、更なる効率化を求める為、継続的な改善が必要となります。

以上、『業務効率化に必要な5つのこと』のご紹介でした。
手段の外部委託、システム化といったところですが、弊社では販売促進のバックオフィス業務代行に特化した『eデリバリーサービス』といったものもございますので、是非お気軽にお問い合わせ下さい。

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