[2016/07/21]

こんにちは、営業企画部 真田。です。

今日は、2000年から現在も継続中のサービス、「eデリバリーサービス」のはじまりについてご紹介します。

FAX受付からWeb受付へ

1990年代後半に、「IT」という言葉が生まれました。
そして、インターネット、Eメールが徐々に世の中で利用され始めました。

大手IT企業のお客様から“ メール送ったんだけどさー、見てる? ”と電話があり、あせって確認すると前日(!?)確かに届いていました。

当時、社内では1台のMacが唯一メールを送受信する端末で、社内で共有。メール送信されるお客様はごくわずか、送受信チェックも朝昼晩の三回・・。(懐かしい時代ですね・・・)

糸電話

以前から、弊社では、ある輸入車メーカー様から委託を受け、販売店様に対する受付業務を代行しておりました。代表的なものが、販促用品の受付・発送代行、研修事務局です。当然、それらはすべてFAX受付でした。

インターネット時代到来の流れを受け、その輸入車メーカー様では、販売店様のインフラ状況の調査を開始、全国の販売店様にPCをはじめ、インターネット回線の導入促進を行い、メールアドレスを1店舗ずつ付与していかれました。かなりの労力だったと思います。

その時流に乗り、我々も受託している業務をWebへ移行する検討を始めました。
そして、全国の販売店様と輸入車メーカー様をつなぐ、BtoBサイトが2000年に誕生しました。

『モノだけでなく、情報もインタラクティブに運ぶ! ITと人力で、お客様の業務を効率化する!』
そんな思いを込めて我々は「eデリバリー」という言葉を命名しました。「eデリバリーシステム」及び「eデリバリーサービス」の誕生です。「EDS部」の部門名もそれが由来です。
まずは案内書簡のライブラリ化、販促用品受付をショッピングカート式の注文システムに。次に、スタッフの登録から研修受付をWeb受付へ移行しました。その他、販売店様からの各種申請受付もメーカー様から依頼を受け、徐々にWebシステムへ移行していきました。

FAX受付での悩みを改善

導入前はすべてFAX受付だったため・・・・

・ 案内書簡は郵送またはFAX。時間もコストもかかる(商品紹介では現像した写真をはりつけていた!)
・ 集計に人手と時間と労力が必要
・ 受付状況はすぐに共有できない
・ 販売店様では在庫状況がわからない
・ FAX用紙内の不明点はすべて電話で販売店様へ確認

紙

 

導入後は、このような悩みが改善されました。とりわけ、リアルタイムで情報共有できること、集計業務が自動化できたこと、ペーパーレス化は大きな効率化につながりました。

ある例としては、月曜日の朝、100を超える店舗からのFAX用紙をエクセルに転記、未報告の場合は電話で督促、集計し、読み合わせ確認して午後の会議に間に合わせる、という業務に4名の人手が必要でした。導入後には2名で完了するようになりました。販売店様は過去の報告履歴も参照でき、データ活用のきっかけとなりました。

 

スムーズにWeb移行し、現在もサービスとして継続している理由

まず、スムーズに導入できた理由。

●我々がそれまで業務代行でつちかった販売店様やクライアント様とのリアルな経験値が要件まとめに有効だったこと。

●なによりもクライアント様の強い推進力があったこと

次に現在もサービスとして続いている理由。

●インターネットがコミュニケーションツールとして大きな力を発揮したこと

●販売店様が操作でお困りになる状況がないよう、FAX申込みと同じように、もしくはそれ以上便利に注文や申請ができる、シンプルでわかりやすいしくみづくりを目指したこと。

●ヘルプデスクや登録業務は我々が代行。クライアント様内部にIT担当者様が不在でもシステム運営ができたこと。

●改善点の改修やカスタマイズが柔軟にできるWebシステムだったこと

●Webシステムだけでは完結しない、バックオフィス業務を我々が代行していること。

このような点が挙げられると考えています。

 

一致

まだFAX受付をおこなっている会社様があったら、同じような悩みをかかえていらっしゃるのでは?

われわれの「eデリバリーサービス」がITと人力で困ったことを解決します。

是非、お気軽に相談してください。

真田の記事はこのへんで。

テッセランドのブログでは、これまでのように、メンバーが身近な近況報告をさせていただいたり、業務やサービスのPRをさせていただいたり、引き続き、情報を発信してまいります。

今後ともお付き合いの程、よろしくお願いします!

 

ではまた近々。

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